档案管理
安徽省通信学会档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强档案管理,充分发挥档案的作用,根据国家档案管理有关规定,特制定本办法。
第二条 安徽省通信学会及所属工作委员会、专业委员会都应把归档工作列入工作计划,保证档案材料的完整、准确、系统和安全。
第三条 学会秘书处工作人员都必须按规定做好职责范围内的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。归档后的案卷移交秘书处集中统一保管。
第二章 档案管理制度及职责
第四条 学会秘书处负责学会档案的统一管理;各工作委员会、专业委员会对本会档案材料负责收集、整理、归档工作。
第五条 秘书处档案管理工作的职责:
(一)贯彻执行档案工作的各项法律法规和规章制度;
(二)负责督促、指导、协助各工作委员会、专业委员会立卷归档工作;
(三)负责立卷档案的验收、登记、借阅和保管工作;
(四)严格执行各项保密制度,维护档案的完整和安全。
第六条 各工作委员会、专业委员会档案管理工作职责:及时、准确的按类别和归档范围要求将本会材料整理归档,每年3月底交至秘书处存档;如中间有人员调整,应认真办理交接手续,保证档案材料的完整性。
第三章 档案管理
第七条 各工作委员会、专业委员会应做好档案材料的收集工作,建立平时归卷制度,提高立卷工作效率和案卷质量,是材料完整、准确、系统。按时、按要求将完成立卷的档案移交秘书处。
第八条 秘书处对各工作委员会、专业委员会送交的案卷须进行严格检查,对不符合要求的卷案要编制索引、填写移交清单、进行档案统计。对要销毁的档案,必须编写销毁清单及全宗介绍材料。
第九条 检查与核对是保证档案完整、安全的重要手段。检查的内容既包括对档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂、虫蛀、缺损、遗失等,也包括对档案保管的环境进行检查,如查看柜门是否完好,有无其他存放错误等。
第十条 各工作委员会、专业委员会以学会名义从事有关活动形成的重要文件、材料归档后交秘书处岗存档。各工作委员会、专业委员会在各自活动中形成的材料、文件应按照有关规定、自行归档、保存和管理,并接受秘书处的检查、指导。
第四章 文件材料的立卷归档
第十一条 按照《文件材料的立卷归档》,将工作活动中形成并办理完毕,具有保存查考利用价值的全部文件材料收集齐全,进行立卷归档。
第十二条 档案材料归档重点为:在完成其主要职能活动中形成的文件材料。
第十三条 归档案卷质量要求:组卷遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区分不同价值,案卷提档的文件材料应为文件的正式文本及文件的定稿本。
第十四条 案卷归档验收合格后,交接双方移交时,必须填写移交清单并在移交目录上签字。
第五章 档案的保管期限、鉴定和销毁
第十五条 档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。
第十六条 对保管期满的档案,由学会领导、秘书处组成鉴定小组共同进行审查、鉴定后,提出存毁意见。
第十七条 档案销毁前,应编制“档案销毁清册”,经学会领导批准后,指派专人监销。由监督销人员在销毁目录上签字,作为日后查考的凭据。
第六章 附 则
第十八条 本办法经第七届四次常务理事会议表决通过,自发布之日起施行。
第十九条 本办法由学会常务理事会负责解释。